Consultoria em Assistência Administrativa
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- Technical Support
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- Jun 24, 2024 Post Date
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- 2400000575 Requisition #
Posto de serviço: Brasília – DF - Brasil
O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante.
Sobre esta posição
O departamento administrativo está subordinado ao Representante do país e trabalha apoiando nos temas administrativos, financeiros e operacionais.
O que você fará:
O consultor deverá:
Apoiar a especialista em administração e planejamento de recursos na gestão do escritório do Grupo BID com todo o suporte administrativo, financeiro e operacional:
Organização, planejamento e realização de todos os processos de pagamentos da Representação;
- Garantir o cumprimento das políticas, procedimentos e melhores práticas relacionadas às atividades financeiras realizadas pelo Setor Administrativo;
- Atuar na rotina de contas a pagar através do Sistema SAP. Recebimento, organização e conferência das documentações e solicitações de pagamentos dentro dos procedimentos;
- Elaborar o cronograma de pagamentos da Representação do BID no Brasil e definir os critérios de prioridade de pagamentos;
- Encaminhar os fornecedores para cadastro para inclusão no “Vendor Master File”;
- Realizar os pagamentos diários de fornecedores, impostos e outros no sistema SAP para devidas aprovações e efetivação dos pagamentos;
- Gerar os relatórios de pagamentos diariamente e encaminhar para conferência e autorizações aos setores responsáveis;
- Acompanhar e controlar as operações bancárias – entrada e saída de dinheiro e quando necessário, solicitar à Sede a reposição de fundos;
- Prestar as informações relativas as previsões e efetivações dos pagamentos quando solicitado pelos fornecedores, favorecidos ou interessados;
- Atualizar e lançar em planilhas específicas de controle e acompanhamento das transações de pagamentos e dados inerentes aos provedores visando melhoria, agilidade e fidelidade das informações;
- Tomar decisões e providências quanto aos pagamentos rejeitados no sistema operacional de transação de pagamentos versus bancários;
- Controlar e organizar o arquivo referente ao fechamento das contas pagas diariamente;
- Orientar, instruir e treinar os clientes internos e externos (estes, quando necessário) referente aos procedimentos de solicitações de pagamentos;
- Controlar, lançar e fechar quinzenalmente/mensalmente o Fundo Fixo;
- Mapear, reestruturar e atualizar sempre que necessário os processos internos envolvendo os clientes internos e externos, visando à otimização dos processos;
- Reclassificar as contas contábeis de acordo com os respectivos centros de custos evitando impactar e comprometer o orçamento;
- Identificar e ingressar os créditos no sistema SAP dentro da conta contábil/orçamentaria;
- Relacionar-se diretamente com a Sede em Washington através de instruções, informações e controles dos procedimentos internos de acordo com as demandas;
- Manter relacionamento com o banco comercial para gestão da conta corporativa;
- Apurar, conferir e levantar as informações para elaboração do relatório gerencial com intuito de subsidiar nas tomadas de decisões corporativas;
- Acompanhar e atender as auditorias internas e externas, quando necessário.
- Elaborar relatório mensal com os números e índices relativos ao volume de atividades realizadas e ocorrências relevantes (devoluções, incorreções, erros recorrentes, oportunidades de melhora, melhores práticas).
- Fazer a gestão e acompanhamento dos temas relacionados a compras corporativas, facilities, logística, eventos, pagamentos, orçamento, relacionamento com fornecedores locais e clientes;
- Planejar, negociar e supervisionar a aquisição e o recebimento de bens e serviços administrativos necessários ao funcionamento do escritório;
- Garantir o abastecimento do escritório no que diz respeito a insumos (materiais de escritórios, supplies) que se façam necessários;
- Fazer o acompanhamento dos gastos do escritório, monitorando a utilização do orçamento e garantindo o uso eficiente dos recursos.
- Reportar sistematicamente ao Especialista em Administração e Planejamento de Recursos do Brasil o andamento das atividades, necessidades, problemas, incidentes e propor soluções e melhorias visando a excelência na gestão do escritório e um nível de excelência ao atendimento a clientes internos e externos;
- Manter atualizado os contatos de clientes internos e externos, assim como prestar o devido suporte de atendimento aos mesmos no que seja necessário, ou tomar as devidas providências e encaminhamentos para que suas necessidades sejam atendidas;
- Preparar relatórios para a análise de gestão e a tomada de decisões;
- Manter o controle dos ativos fixos e administrar o programa de seguros para sua proteção.
O que você vai precisar:
- Educação: Graduação em Administração, Ciências Contábeis, Economia, Gestão Empresarial, Secretariado Executivo ou outra formação em nível superior, desde que comprovada experiência em atividades similares, desejável pós-graduação concluída (especialização, ou MBA) em áreas relacionadas
Habilidades principais:
- Aprender continuamente.
- Colaborar e compartilhar conhecimento.
- Foco nos clientes.
- Comunicar e influenciar.
- Inovar e experimentar coisas novas.
Habilidades Técnicas:
- Liderança de equipes, capacidade analítica, organização, gestão do tempo, foco em resultados, foco no cliente, trabalho em equipe, aprendizagem prática, resolução de problemas, comunicação e influência, criatividade, inovação, change management, experiência em gestão de escritório de médio e pequeno porte, desejável conhecimento em índices de ANS (acordo de nível de serviços).
- SAP, Microsoft Teams, Zoom, Plataformas Globais (Service Now, diferencial), Excel e PPT Avançados.
Requisitos:
- Cidadania: Você é cidadão de um dos nossos 48 países membros.
- Consanguinidade: Você não tem familiares (até o quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, incluindo cônjuge) trabalhando no BID, BID Invest ou BID Lab.
Tipo de contrato e duração
- Tipo de contrato: Consultor Nacional Full-Time.
- Duração: 12 meses
- Local de trabalho: No local - Escritório do Grupo BID – Brasília – Brasil
- Pessoa Responsável: Especialista em Administração e Planejamento de Recursos (CSC/CBR)
O que nós oferecemos
O grupo BID oferece benefícios que respondem às diferentes necessidades e momentos da vida de um funcionário. Esses benefícios incluem:
- Um pacote de remuneração competitivo
- Licença e férias: 2 dias por mês de contrato + licença parental neutra em termos de gênero
- Seguro de saúde: o Grupo BID fornece um subsídio mensal para a compra de seguro de saúde
- Plano de poupança: O Grupo BID se preocupa com o seu futuro. Dependendo da duração do contrato, você receberá um subsídio mensal do plano de poupança.
- Horários de trabalho híbridos e flexíveis
- Saúde e bem-estar: Acesso ao nosso Centro de Serviços de Saúde, que oferece cuidados preventivos e educação em saúde para todos os funcionários.
- Apoio ao desenvolvimento: oferecemos oportunidades de aprendizado para aprimorar seu perfil profissional, como seminários, aconselhamento profissional 1:1 e muito mais.
Nossa cultura
No Grupo BID trabalhamos para que todos tragam o que há de melhor e autêntico para o trabalho, dispostos a experimentar novas abordagens sem medo e onde sejam responsáveis e recompensados por suas ações.
Diversidade, Equidade, Inclusão e Pertencimento (DEIB) estão no centro da nossa organização. Celebramos todas as dimensões da diversidade e incentivamos mulheres, pessoas LGBTQ+, pessoas com necessidades especiais, afrodescendentes e indígenas a se inscreverem.
Garantiremos que os indivíduos com deficiência recebam acomodações razoáveis para participar do processo de entrevista de emprego. Se você for um candidato qualificado com necessidades especiais, envie um e-mail para Diversity@iadb.org para solicitar acomodação devida para preencher esta inscrição.
Nossa equipe de recursos humanos analisa cuidadosamente cada inscrição.
Sobre o Grupo BID
O Grupo BID, composto pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), BID Invest e BID Lab, oferece soluções de financiamento flexíveis a seus países membros para financiar o desenvolvimento econômico e social por meio de empréstimos e doações a entidades públicas e privadas na América Latina e o Caribe.
Sobre o BID
O Banco Interamericano de Desenvolvimento tem como missão melhorar vidas. Criado em 1959, o BID é uma das principais fontes de financiamento de longo prazo para o desenvolvimento econômico, social e institucional da América Latina e o Caribe. O BID também realiza projetos de pesquisas de vanguarda e oferece assessoria sobre políticas, assistência técnica e capacitação a clientes públicos e privados em toda a região.
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Sobre o BID LAB
O BID Lab é o laboratório de inovação do Grupo BID, a principal fonte de financiamento e conhecimento para o desenvolvimento focado em melhorar vidas na América Latina e no Caribe. O propósito do BID Lab é impulsionar a inovação para a inclusão na região, mobilizando financiamento, conhecimento e conexões para testar soluções do setor privado em estágio inicial com o potencial de transformar a vida de populações vulneráveis afetadas pelas condições econômicas, sociais e ambientais.
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Sobre o BID Invest
O BID Invest, membro do Grupo do BID, é um banco multilateral de desenvolvimento comprometido com a promoção do desenvolvimento econômico de seus países membros da América Latina e do Caribe por meio do setor privado. O BID Invest financia empresas e projetos sustentáveis para alcançar resultados financeiros e maximizar o desenvolvimento econômico, social e ambiental da região. Com uma carteira de US $ 15,3 bilhões em ativos administrados e 375 clientes em 25 países, o BID Invest oferece soluções financeiras inovadoras e serviços de consultoria que atendem às necessidades de seus clientes em diversos setores.
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