Consultor en Planificación, gestión de recursos y procesos para KIC/KIC

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2100000132 Requisition #

Consultor en Planificación, gestión de recursos y procesos para KIC/KIC

Contexto de la búsqueda: El sector de Conocimiento, Innovación y Comunicación (KIC), está buscando a un consultor dinámico, experimentado e ingenioso que disfrute trabajar en un entorno ágil, diverso y motivado para unirse al equipo de Gestión de recursos y administración que provee servicios y asesoría a todo el sector.

La misión del equipo: En KIC, un Grupo centralizado, conocido como el equipo de gestión de recursos, brinda a todo el Sector servicios especializados de calidad y soluciones para monitorear, ejecutar y analizar el uso y la asignación transparente de recursos humanos y financieros disponibles para apoyar actividades de conocimiento, innovación y comunicación, evaluar continuamente los procesos administrativos con el objetivo de contener costos y evitar duplicidades. El equipo integra un grupo multidisciplinario para optimizar los procesos y procedimientos operativos, así como la gestión del cambio.

Lo que harás: Apoyaras a KIC en la planificación, supervisión y ejecución de su presupuesto, administración y análisis de datos. Las actividades principales de esta posición se detallan a continuación:

Gestion de procesos:

  • Promover la comunicación interna a través de diferentes medios para garantizar la difusión efectiva de la información dentro de KIC.
  • Brindar apoyo en la creación de compromisos presupuestarios contractuales en SAP (órdenes de compra).
  • Promover activamente una cultura de compromiso y un ambiente de trabajo positivo, el fortalecimiento de la colaboración y el trabajo en equipo y la creación de equipos y eventos sociales.
  • Brinda soporte en la ejecucion del programa interno de bienvenida a nuevos empleados.
  • Apoyar en el desarrollo e implementación de procedimientos internos para documentar, almacenar y recuperar información, de conformidad con las políticas y procedimientos del Banco.
  • Proporcionar apoyo en la gestion de las solicitudes de servicio interno manejadas a traves de Servicenow.
  • Elaborar y actualizar procedimientos internos, así como el desarrollo de mecanismos y herramientas para asegurar la retención adecuada de toda la documentación que contiene información y solicitudes asociadas a la gestión del presupuesto, registros contables, de acuerdo con los procedimientos de gestión y retención de documentos.

Gestion financiera:

  • Realizar reconciliación de los gastos ingresados (SAP, Hyperion, Convergence).
  • Reclasificación contable de gastos imputados incorrectamente.
  • Realizar funciones de cuentas por pagar, recepcionando las solicitudes de pagos, revisando la documentación de soporte y asignar los códigos contables apropiados a las solicitudes de pagos en los sistemas correspondientes, si es necesario.
  • Mantener archivos ordenados de lsolicitudes (de pagos y reclasificaciones) y verificar que las gestiones sean realizadas y reflejadas en las cuentas contables correspondientes.
  • Dar seguimiento a las solicitudes de pagos.
  • Participar en la planificación, proyección y ejecución del presupuesto administrativo.
  • Apoyar la preparación de documentos, memorandos, reportes y otros, incluyendo la edición, traducción y formato de los mismos, a solicitud del supervisor.
  • Mantenimiento de archivos manuales y electrónicos complejos.
  • Monitorea la ejecución del presupuesto con una visión holística del proceso y los recursos.
  • Asegura la financiación adecuada de los gastos y los costos de pronóstico para todos los gastos administrativos.
  • Verificar la recepción de documentos y otros requisitos de control interno para autorizar los pagos correspondientes a la adquisición de bienes y servicios.
  • Acompañar el ciclo de vida de los eventos, desde el inicio, ejecución y el cierre del mismo, brindando soporte continuo al equipo de relaciones con el cliente.
  • Llevar a cabo reuniones de cierre presupuestario de eventos con sus pares del equipo logístico.
  • Acompañar el proceso de preparacion, monitoreo y cierre de los accruals.
  • Efectuar controles semanales de compromisos registrados (contratos, pagos, etc.).
  • Actuar como socio estrategico de los equipos de programas y de relaciones con el cliente, brindando apoyo en el proceso de planificacion, ejecucion y monitoreo de sus recursos.

Analisis de datos:

  • Mantener información sobre el presupuesto y los gastos de ejecución de los planes y programas KIC en las bases de datos KIC y sistemas relacionados para proporcionar información estadística.
  • Extraer datos, conectarlos, analizarlos y preparar informes ad hoc utilizando los datos corporativos disponibles.
  • Colaborar en la preparación de informes, extracción de datos y desarrollar soluciones para la visualización de datos, para apoyar el proceso de toma de decisiones con una visión holística de los procesos y recursos.
  • Mantener informes periódicos asociados al programa de trabajo de KIC, incluidas otras fuentes de fondos, y las proyecciones de gastos por producto / actividad asociadas a cada Plan/programa KIC.

Soporte administrativo general:

  • Colaborar en la implementación de proyectos e iniciativas especiales.
  • Demostrar un conocimiento profundo de las políticas y procedimientos administrativos del Banco y actúa como un recurso en este campo.
  • Tareas adicionales a ser determinadas por el supervisor de acuerdo a la necesidad.

Lo que necesitarás:

  • Ciudadanía: Eres ciudadano/a de uno de nuestros 48 países miembros. Podemos ofrecer asistencia con el traslado y las solicitudes de visa para ti y tus dependientes elegibles.
  • Consanguinidad: no tienes familiares (hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo grado de afinidad, incluido el cónyuge) que trabajan en el Grupo del BID.
  • Educación: Licenciatura áreas relacionadas con la contabilidad, finanzas, administración de empresas, control interno, o áreas afines.
  • Experiencia: Un mínimo de 2 años de experiencia en áreas como contabilidad, administración, auditoria, finanzas o presupuesto.
  • Idiomas: español e inglés requeridos.

Competencias Generales y Técnicas:

  • Nivel avanzado de uso de programas de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, MS Access).
  • Conocimiento de herramientas que faciliten el reporte de información analítica es un plus. (Tableau, PowerBI, etc.).
  • Excelente capacidad analítica y de trabajar como parte de un equipo.
  • Talento para encontrar métodos innovadores de resolución de problemas.
  • Capacidad para establecer prioridades y planificar las asignaciones de trabajo, con plazos muy ajustados.
  • Orientación al detalle, meticuloso.
  • Confortable con la realización de tareas repetitivas.
  • Conocimiento de metodologías de documentación y mejora de procesos, visión de mejora continua de procesos.
  • Juicio crítico, proactividad y habilidad para tomar decisiones basadas en datos y tomar el liderazgo de proyectos/tareas de inicio a fin.

Valores y comportamientos esperados: Se espera que el individuo cumpla con los valores y comportamientos del Grupos del BID según lo establecido en el Código de Conducta institucional. Además, como miembro del equipo de KIC, él / ella es responsable de mantener los principios rectores de KIC:

  • Crear igualdad
  • Se amable
  • Generar confianza
  • Tener empatía

Resumen de la oportunidad:

  • Tipo de contrato y modalidad: Consultor
  • Duración del contrato: 5.5 meses
  • Fecha de inicio: 3/16/2021
  • Ubicación: Washington, DC
  • Persona responsable: Especialista Senior de Planificación y Administración de Recursos
  • Requisitos: Debes ser ciudadano/a de uno de los 48-países miembros del BID y no tener familiares que trabajen actualmente en el Grupo BID.

Nuestra cultura: nuestra gente está comprometida y apasionada por mejorar la vida de las personas en América Latina y el Caribe, y pueden hacer lo que aman en un entorno laboral diverso, colaborativo y estimulante. Somos la primera institución de desarrollo de América Latina y el Caribe en recibir la certificación EDGE, reconociendo nuestro fuerte compromiso con la igualdad de género. Nuestros empleados, pueden formar parte de grupos de recursos internos que conectan a nuestra comunidad diversa en torno a intereses comunes.

Estamos comprometidos a proporcionar igualdad de oportunidades en el empleo y por eso alentamos a las mujeres, LGBTQ +, personas con discapacidades, afrodescendientes y pueblos indígenas a que presenten sus solicitudes.

Sobre nosotros: En el Banco Interamericano de Desarrollo, estamos dedicados a mejorar vidas. Desde 1959, hemos sido una fuente importante de financiamiento a largo plazo para el desarrollo económico, social e institucional en América Latina y el Caribe. Sin embargo, hacemos más que prestar. Nos asociamos con nuestros 48 países miembros para proporcionar a América Latina y el Caribe investigaciones de vanguardia sobre temas de desarrollo relevantes, asesoramiento de políticas para informar sus decisiones y asistencia técnica para mejorar la planificación y ejecución de proyectos. Para ello, necesitamos personas que no sólo tengan las habilidades adecuadas, sino que también sean apasionadas por mejorar vidas.

Nuestro equipo de Recursos Humanos revisa cuidadosamente todas las aplicaciones.

Debido a la actual pandemia de COVID-19 y sus implicaciones para nuestra Región, el Grupo BID está revisando sus necesidades de contratación y re-priorizando sus áreas de adquisición de talento. Alentamos a los candidatos a que sigan postulando a las publicaciones activas, sin embargo, las vacantes actuales pueden estar sujetas a decisiones adicionales en términos de tiempo de los procesos u otras acciones, de acuerdo con las necesidades del negocio. Las decisiones finales de contratación también pueden estar condicionadas a la capacidad del candidato para reubicarse oportunamente en el puesto de servicio al momento de comenzar el servicio.

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