Consultor Asistente ejecutivo oficina del BID en México

Puesto de trabajo: México.

El Grupo BID es una comunidad de personas diversas, versátiles y apasionadas, unidas para mejorar vidas en América Latina y el Caribe. Aquellos que trabajan con nosotros encuentran un propósito y hacen lo que más les gusta en un entorno inclusivo, colaborativo, ágil y gratificante.

Acerca de este puesto de trabajo

Estamos buscando un/a consultor/a para brindar asistencia ejecutiva a las actividades del Representante del Grupo BID en Mexico El/la consultor/a debe tener excelentes habilidades de organización y de comunicación verbal y escrita.  Debe estar orientado/a a ofrecer soluciones de manera proactiva, a la realización de tareas múltiples y ser capaz de trabajar con todos los niveles de personal con un enfoque de servicio al cliente.

Trabajarás en la oficina país de México, que forma parte del departamento de Países de Centroamérica, Haití, México, Panamá y Rep. Dominicana. Este equipo es responsable de apoyar el crecimiento económico inclusivo y sostenible, y fortalecer la productividad mediante políticas e intervenciones que se centren en tres áreas prioritarias: la primera, apoyar el acceso equitativo y sostenible a los servicios sociales; la segunda fomentar una inversión más dinámica; y la tercera, promover un desarrollo regional más equilibrado y sostenible. Temas como el fortalecimiento institucional y la transparencia, la innovación y la agenda digital, el cambio climático, y el género y la diversidad se abordarán como temas transversales en cada una de las áreas prioritarias. El apoyo del Grupo BID se proporcionará a través de nuevas intervenciones, operaciones de cartera, asistencia técnica y estudios analíticos.

Esto es lo que harás

• Coordinación y gestión proactiva de agendas y logística de reuniones.
• Gestionar y hacer un seguimiento permanente y proactivo de la agenda del Representante, incluyendo la coordinación y convocatoria de reuniones, eventos y actividades oficiales internas y externas, entre otros.
• Colaborar proactivamente en la organización y supervisión de eventos oficiales, incluyendo encerronas, talleres, entrenamientos, retiros y misiones, entre otros. 
• Dar seguimiento proactivo a los resultados de los eventos que cuenten con participación de funcionarios del BID, coordinando con los especialistas los informes correspondientes.
• Apoyar la preparación de las agendas y coordinar la logística de las visitas de las autoridades del Banco al país y otros encuentros virtuales y visitas oficiales a la Oficina del Banco en México.
• Colaborar en la preparación de la información necesaria para las reuniones en las que participa el Representante o equipo gerencial en nombre del Banco.
• Recopilar y analizar información de diferentes herramientas con el objetivo de generar informes o reseñas de utilidad.
• Dar seguimiento proactivo a la correspondencia remitida al Representante responder a los requerimientos básicos, y coordinar la preparación de los borradores de respuesta en coordinación con los especialistas u oficiales de inversión respectivos, así como su procesamiento integral.
• Preparar documentos (cartas, memorandos, informes, presentaciones, correos electrónicos, otros) con altos estándares de calidad en cuanto a redacción y presentación, tanto en español como en inglés.
• Coordinar la actualización e ingreso de informes gerenciales y otros en los sistemas del Banco o del Departamento.
• Generar reportes estratégicos y/ Dashboards, con el input de los diferentes sectores en la Oficina de país. Estos reportes deben responder a dos necesidades:  compartir los avances claves, y ayudar a la toma de decisiones del equipo gerencial.
• Asegurar el correcto y oportuno registro de la información correspondiente a la función y a la del equipo gerencial cargada en la herramienta de Salesforce.
• Elaboración de las minutas de las reuniones gerenciales, con especialistas, sectoriales, de revisión de cartera, en las que el Representante así lo solicite.
• Gestionar todos los arreglos de viaje y rendición de cuentas por parte del Representante.
• Custodiar y gestionar la caja chica para el pago de gastos menores, siguiendo las políticas del Banco.
• Mantener actualizadas las listas de contactos con autoridades gubernamentales, entidades ejecutoras, sector privado, sector académico, embajadas, organismos internacionales, personal del Grupo BID, entre otros, en los sistemas aplicables y repositorios del Banco.
• Revisión de procesos internos de la Oficina de país, con respecto a las funciones del rol y proponer mejoras y eficiencias.
• Gestionar y/o coordinar otras actividades a ser asignadas por el supervisor.