O Grupo BID é uma comunidade de pessoas diversificadas, versáteis e apaixonadas que se unem em uma jornada para melhorar a vida das pessoas na América Latina e no Caribe. Nossos funcionários encontram um propósito e fazem o que amam em um ambiente inclusivo, colaborativo, ágil e gratificante.
Sobre esta posição:
Estamos procurando um profissional para atuar como assistente de eventos na Representação do BID no Brasil. Nesta função, você irá apoiar o Coordenador de Protocolo e Eventos no planejamento, organização, execução e acompanhamento de eventos, reuniões e atividades das quais o Banco participe, bem como apoiar o Pool de Serviços Operativos (PSO) em temas administrativos e no atendimento de demandas dos clientes internos com qualidade e eficiência.
Você trabalhará no departamento Administrativo de CSC/CBR. Esta equipe é responsável por orientar, promover e apoiar o planejamento, gestão e desenvolvimento de recursos financeiros e humanos na implementação de serviços e processos. Sob a supervisão da Administração, o Assistente de Eventos prestará suporte às operações com qualidade e eficiência esperados.
O que você fará:
O/a candidato/a selecionado/a realizará as seguintes atividades:
Apoiar o Coordenador de Protocolo e Eventos no zelo pela observância da ordem de precedência em todos os eventos oficiais e no cumprimento dos aspectos cerimonias da instituição em todas as reuniões oficiais:
Auxiliar no planejamento e organização dos aspectos cerimoniais da instituição para eventos de pequeno, médio e grande porte;
Auxiliar no levantamento de indicadores-chave para medir a eficiência dos serviços prestados pelas partes envolvidas na realização de reuniões e eventos;
Apoiar na elaboração de resumos executivos, programas e roteiros minuto a minuto;
Providenciar a logística em todas as suas fases (antes, durante e depois) de missões, reuniões, videoconferências, eventos internos/externos (convites, carta acordo, alimentação, hotel, transporte, recepção de convidados/autoridades etc.), bem como preparar, enviar, classificar e arquivar toda documentação solicitada;
Apoiar em assuntos administrativos como telefonemas, agendamentos, alinhamentos de agenda com órgãos governamentais, entre outros;
Prestar Atendimento aos clientes internos de todas as demandas relacionadas aos projetos, adotando critérios de prioridade, com o objetivo de cumprir os indicadores de qualidade e prazos estabelecidos;
Preparar, enviar, acompanhar, classificar e arquivar todas as correspondências padrão, relacionadas à preparação de projetos, aos contratos de empréstimo e ao cumprimento de todas as suas cláusulas e prorrogações; aos planos de aquisições e conceitos obrigatórios de aquisições e registro PRISM; aos desembolsos; aos EFAS e às solicitações dos auditores; e demais correspondências que forem solicitadas;
Incluir no sistema os contratos de consultores individuais e seus aditivos, bem como acompanhar todo o trâmite dos mesmos até sua assinatura e envio ao Setor Administrativo; orientar em relação à solicitação de pagamentos de seus honorários;
Atuar junto à agência de viagens, com a qual o BID mantenha contrato, em todos o trâmite relativo às viagens operativas: solicitação/alteração/cancelamento de passagens, hospedagens nacionais e internacionais e prestação de contas (SOE’s);
Encaminhar para processamento do Setor Administrativo todos os pagamentos de faturas de gastos relacionados aos temas corporativos dos projetos, atendendo aos procedimentos de compras corporativas e políticas vigentes;
Traduzir ou revisar pequenos documentos Português>Espanhol>Inglês, quando necessário;
Operar todos os sistemas BID que estejam relacionados às atividades desempenhadas: SISCOR, ezShare; Convergência, Concur, Service Now, PRISM, Self Service, LAMA, Business Partener Portal e aqueles que estejam vigentes à época;
Manter organizado os espaços de trabalho e a documentação (física e/ou virtual) sob a sua responsabilidade e garantir que os recursos materiais necessários às atividades do trabalho estejam disponibilizados.
O que você vai precisar:
Educação: Graduação em Secretariado Executivo, Administração, Eventos, Relações Internacionais ou outros campos relevantes para as responsabilidades da função.
Experiência: Pelo menos 2 anos de experiência profissional relevante.
Línguas: Português fluente. Domínio de espanhol e/ou inglês será um diferencial.
Habilidades principais:
Aprender continuamente.
Colaborar e compartilhar conhecimento.
Foco nos clients.
Comunicar e influenciar.
Inovar e experimentar coisas novas.
Habilidades Técnicas:
Domínio do Pacote Office (uso de todas as ferramentas do Outlook e Office).
Requisitos:
Cidadania: Você é cidadão brasileiro ou cidadão de um dos nossos 48 países membros, com residência ou permissão legal para trabalhar no Brasil.
Consanguinidade: Você não tem familiares (até o quarto grau de consanguinidade e segundo grau de afinidade, incluindo cônjuge) trabalhando no BID, BID Invest ou BID Lab.
Tipo de contrato e duração:
Tipo de contrato: Consultor Nacional Full-Time.
Duração: 12meses.
Local de trabalho: No local – Brasília – DF
O que nós oferecemos
O grupo BID oferece benefícios que respondem às diferentes necessidades e momentos da vida de um funcionário. Esses benefícios incluem:
Um pacote de remuneração competitivo.
Licença e férias: 2 dias por mês de contrato + licença parental neutra em termos de gênero
Seguro de saúde: o Grupo BID fornece um subsídio mensal para a compra de seguro de saúde
Plano de poupança: O Grupo BID se preocupa com o seu futuro. Dependendo da duração do contrato, você receberá um subsídio mensal do plano de poupança.
Horários de trabalho híbridos e flexíveis
Saúde e bem-estar: Acesso ao nosso Centro de Serviços de Saúde, que oferece cuidados preventivos e educação em saúde para todos os funcionários.
Apoio ao desenvolvimento: oferecemos oportunidades de aprendizado para aprimorar seu perfil profissional, como seminários, aconselhamento profissional 1:1 e muito mais.
Nossa cultura
No Grupo BID trabalhamos para que todos tragam o que há de melhor e autêntico para o trabalho, dispostos a experimentar novas abordagens sem medo e onde sejam responsáveis e recompensados por suas ações. Diversidade, Equidade, Inclusão e Pertencimento (DEIB) estão no centro da nossa organização. Celebramos todas as dimensões da diversidade e incentivamos mulheres, pessoas LGBTQ+, pessoas com necessidades especiais, afrodescendentes e indígenas a se inscreverem. Garantiremos que os indivíduos com deficiência recebam acomodações razoáveis para participar do processo de entrevista de emprego. Se você for um candidato qualificado com necessidades especiais, envie um e-mail para Diversity@iadb.org para solicitar acomodação devida para preencher esta inscrição.
Nossa equipe de recursos humanos analisa cuidadosamente cada inscrição.
Sobre o Grupo BID
O Grupo BID, composto pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), BID Invest e BID Lab, oferece soluções de financiamento flexíveis a seus países membros para financiar o desenvolvimento econômico e social por meio de empréstimos e doações a entidades públicas e privadas na América Latina e o Caribe.
Sobre o BID
O Banco Interamericano de Desenvolvimento tem como missão melhorar vidas. Criado em 1959, o BID é uma das principais fontes de financiamento de longo prazo para o desenvolvimento econômico, social e institucional da América Latina e o Caribe. O BID também realiza projetos de pesquisas de vanguarda e oferece assessoria sobre políticas, assistência técnica e capacitação a clientes públicos e privados em toda a região.
